Lograr la Transformación Digital: por qué comenzar con RPA lleva al éxito

Conversaciones sobre la Transformación Digital se llevan a cabo a diario en todo el mundo. Sin importar en qué industria usted se desempeñe, verá cada vez más esfuerzos por incorporar herramientas digitales para transformar los procesos de Negocio y la forma en que se trabaja. Para algunas compañías, estas conversaciones sobre Transformación Digital empiezan a darse como una forma de ser innovadoras, tener un mejor desempeño o resolver nuevos problemas. Para otras, son una manera de mantenerse al día con sus competidores, en un escenario que está en rápida transformación.

Sin importar en qué situación se encuentre su compañía, puede lograr la Transformación Digital si empieza a usar herramientas que muestren resultados inmediatos y realmente transformen los procesos. La Automatización Robótica de Procesos (RPA) es el mejor punto de partida, porque es una tecnología diseñada para abordar los ejes principales de la Transformación Digital. La Automatización Robótica de Procesos (RPA) consiste en la automatización de tareas repetitivas, y está diseñada para ayudar a las personas a volver al trabajo estratégico.

¿Cuáles son las dificultades que las empresas encuentran cuando intentan empezar con la Transformación Digital? ¿Y cómo RPA puede resolver los problemas?

1. Focalizarse demasiado en ¡Digital! y no lo suficiente en ¡Transformación!

A veces, las empresas fallan en la Transformación Digital al olvidar que las herramientas digitales no equivalen a la transformación de los procesos de Negocio. No todos los softwares (u otras herramientas digitales) cambiarán y mejorarán la forma en que las personas trabajan.

Algunos consejos para asegurar que las herramientas que ha seleccionado transformarán realmente las operaciones en su empresa son:

• Antes de elegir una herramienta, conozca cómo trabajan las personas en su compañía. Descubra qué evita que sean tan productivas como deberían, focalícese en analizar cuáles son los procesos manuales que se interponen en el camino.
• Elija herramientas que resuelvan problemas específicos de su organización, cuya solución producirá un cambio real en su Negocio. Esto llevará tiempo y discernimiento, pero cualquier herramienta que no resuelva una necesidad puntual dejará de utilizarse y, por lo tanto, la inversión no se recuperará.
• Encuentre herramientas que se puedan implementar en pequeños proyectos antes de escalarse a toda la empresa. De esa manera, podrá probarlas de a poco, ajustar las mejores prácticas, y dejar que las unidades de Negocio se adapten.

RPA está diseñado para hacer que las personas sean más productivas y ayudarlas a superar tareas manuales repetitivas. Cuando se implementa de forma efectiva, los empleados percibirán de inmediato el valor que tiene usar una herramienta RPA, esto aumentará el grado de adopción y generará un retorno de inversión más rápido. Así, la solución RPA será fácilmente escalable, lo que significa que puede comenzar con un proyecto pequeño y exitoso y luego expandir la automatización a toda la empresa.

2. Mala comunicación dentro de la empresa y con los clientes

Incluso cuando la nueva tecnología que elija encaje perfectamente en las operaciones comerciales de su organización, le recomendamos inclinarse hacia la sobrecomunicación. Quienes participan en la elección de las nuevas herramientas están inmersos en los beneficios y conocen el trabajo interno, pero los empleados del resto de la empresa no estarán al tanto de esa información. Al introducir una nueva tecnología, véndasela a sus empleados, y al hacerlo presénteles las razones por las que le interesó a los líderes de la compañía y explíqueles cómo puede transformar la forma en que trabajan para mejor.

Esta etapa no debería ser solo una comunicación de una única vez. La mala comunicación acerca de las nuevas tecnologías hunde las iniciativas de Transformación Digital porque la adopción de las herramientas necesita tiempo y capacitación. Debería haber conversaciones realistas sobre cómo los empleados pueden esperar que las cosas cambien, y esas conversaciones también deberían extenderse a los clientes, según corresponda. Las empresas esperan que la Transformación Digital no solo cambie la forma en que trabajan las personas en la organización, sino que también afecte positivamente a la prestación de servicios y a los productos.

Por ejemplo, a medida que escala una herramienta de RPA desde la primera unidad de Negocio en la que se implementó al resto de la compañía, proporcione casos de uso, plantillas de bots, guías de mejores prácticas y explique de forma contundente por qué RPA fue la solución que se eligió. Entusiasme a los primeros usuarios a que compartan sus experiencias en el aprendizaje y la adaptación al trabajo con bots para generar confianza y que el resto de la empresa vea claramente cómo y por qué RPA puede generar un cambio positivo y sostenible.

3. Trabajar en silos

Las empresas que no se comuniquen entre las distintas unidades de Negocio fracasarán en sus esfuerzos de Transformación Digital, precisamente, porque ésta tiene la intención de ser transformadora. Es probable que pierdan oportunidades de conectar unidades de Negocio con la herramienta y les llevará más tiempo convertirse en expertos... o no lo lograrán en absoluto.

A medida que implemente una nueva tecnología, agende reuniones regulares en las que los representantes de diferentes áreas compartan con el resto lo que funciona y lo que no. Esto ayudará a que los nuevos usuarios se pongan al día a un ritmo más rápido, dado que se beneficiarán de las experiencias de los más experimentados.

Cuando se escala por completo, RPA ayuda a derrumbar los silos porque conecta los procesos de Negocio de las diferentes áreas de una organización. Para ello, la herramienta que elija deberá tener bots flexibles y reutilizables que se puedan compartir y adaptar a nuevos propósitos.

Comience la Transformación Digital con RPA

Si ya conoce los principales desafíos que las organizaciones enfrentan al comenzar con la Transformación Digital le permitirá mejorar sus posibilidades de implementar con éxito la Automatización Robótica de Procesos. Más importante aún es comenzar esta iniciativa adoptando una solución RPA como base, ya que transforma la manera en que se trabaja, se puede alcanzar ROI rápido y tener casos de éxito inmediatos que ayudarán a que todos los esfuerzos de Transformación Digital avancen a paso firme.