Mejores prácticas de Clasificación de Datos

Las herramientas de Clasificación de Datos no solo ayudan a las organizaciones a proteger su información, sino que también ayudan a los usuarios a saber cómo tratar los distintos tipos de datos según su nivel de criticidad. La automatización desempeña un papel esencial en el gobierno de los datos y contribuye a mantener el equilibrio necesario entre la tecnología y la capacitación de los empleados para que la cultura de la Seguridad esté presente en el Negocio.

Como resultado de la pandemia de coronavirus, una de las principales preocupaciones de los CISOs fue la necesidad de contar con una Seguridad de Datos sólida e implementar una cultura empresarial que la propicie. Este escenario se generó debido a las nuevas demandas por parte de las compañías, cambios en los entornos de trabajo y las restricciones que 2020 trajo consigo, y que aún hoy siguen presentes en cierta medida en muchos países.

A medida que crece el volumen de la información, la máxima prioridad de los responsables de la Seguridad es preservar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos. Gestionar una huella digital en constante evolución requiere una postura firme respecto a la protección de los datos, que requiere invertir en herramientas adecuadas para clasificar la información. En este sentido, formar a los empleados sobre los procesos de gobierno y Clasificación de Datos es de gran ayuda. Y en esta ecuación, la automatización es el tercer ingrediente crítico para alcanzar el éxito.

Ahora más que nunca, es necesario garantizar la buena gestión y gobierno de los datos. A tal fin, se precisan mecanismos de protección para que los usuarios puedan acceder de forma segura y apropiada a la información, así como también formación interna sobre la información sensible y la confidencialidad. Por tanto, es fundamental disponer de soluciones automatizadas de protección de datos para reforzar la postura de Seguridad que adopte la organización. Estas herramientas ayudan a identificar, evaluar y etiquetar los datos, así como a gestionar la información desde centros de almacenamiento seguros y autorizados.

Actuando sobre los tres pilares —usuarios, procesos y tecnología—, los CISOs pueden cumplir con todos los requisitos esenciales para el control y la protección de los datos. De esta forma no solo se aseguran de que los usuarios conocen el tipo de información que están tratando y saben cómo gestionarla adecuadamente, sino de cubrir las necesidades de Seguridad que se precisan en el entorno local y remoto, y que dicha protección ampara a todas las partes interesadas.

Combinar una buena tecnología de protección de datos con la pericia humana y unos procedimientos adecuados ofrece grandes ventajas, como por ejemplo:

• La capacidad de integrar el rigor de la tecnología de la automatización con los requisitos de control, uso y conocimientos contextuales de los creadores de datos.
• Emplear la automatización para asimilar conocimiento sobre los datos y aplicar controles basados en normas para hacer frente a las necesidades actuales y futuras de la organización, sin sobrecargar a los equipos.
• Contar con un sistema integral de Seguridad que involucre al usuario en las decisiones acerca de la clasificación contribuye a ser más conscientes y favorece la postura de Seguridad integral.

En lo que respecta a los requisitos que rigen el uso de la información, no hay dos organizaciones iguales. Los creadores y los usuarios de los datos son quienes disponen de los detalles necesatrios para clasificarla correctamente a fin de acceder a ella y utilizarla en el futuro. Asimismo, sientan los cimientos sobre los que se basan las normas de control de acceso y de protección automatizada.

Además de ofrecer información inicial sobre los datos que generan, es fundamental que las partes implicadas conozcan las políticas de protección de datos que rigen en su organización, a fin de aplicar los niveles de control adecuados desde un inicio. Para los CISOs, es fundamental que las políticas de datos que se implementan en el Negocio queden claras para que la clasificación y el control del uso de la información se lleve a cabo de forma coherente.

A fin de proteger los datos de una empresa, es necesario conocer plenamente qué tipo de información se gestiona, dónde se almacena, y qué niveles de control de Seguridad deben aplicarse, para mantener a todas las categorías protegidas.

En relación con la protección de los datos, las compañías primero deben tomar consciencia de que no toda la información es igual. En este sentido, es necesario aplicar distintos controles para asegurar que no se pierde información y que nadie accede a ella sin autorización. Además de proteger la información sensible, confidencial y crítica del Negocio —un requisito de máxima prioridad—, las empresas también deben aplicar otras normas de protección de datos específicas según su categoría, como por ejemplo la información de identificación personal (PII), que toda empresa recoge, emplea y almacena.

En la actualidad es imprescindible centrar la mirada en las necesidades concretas de cada Negocio y en su capacidad para alcanzar el Cumplimiento. Del mismo modo, la formación de los empleados será esencial para que en toda la organización se entienda el papel que desempeñan los datos y los riesgos corren. En un mayor grado, es necesario priorizar la implementación de soluciones de protección de datos que permitan tomar las mejores decisiones respecto al acceso y la disponibilidad de la información y que utilicen la tecnología a su favor, en especial la automatización.

Los Negocios que mejor se adapten a la era pospandemia serán los que empleen la automatización, tecnologías digitales enfocadas en los datos y la Cloud para mejorar su eficiencia y sus operaciones.

El teletrabajo ha llegado para quedarse. Y con él, se generan más datos que nunca fuera del entorno seguro on-premise. Para hacer frente a esta nueva realidad, será crucial garantizar el acceso seguro a la información. Considerando la gran cantidad de datos que se generan, cada vez resultará más complicado proteger la información sensible, lo que se traducirá en la necesidad urgente de implementar otros sistemas de protección, más inclusivos y automatizados.

La automatización contribuirá en gran medida a mejorar el rendimiento de las empresas en plena era pospandemia, así como a dotar a las operaciones de mayor agilidad y autonomía mediante la implementación de estrategias que garanticen un acceso seguro para los usuarios. Las herramientas de Clasificación de Datos protegen la información aplicando las etiquetas de Seguridad apropiadas. Asimismo, ayudan a capacitar a los usuarios sobre cómo gestionar los distintos tipos de datos según su clasificación, en virtud del nivel de confidencialidad que se haya aplicado al documento.

Ya hemos visto que la automatización es fundamental para sentar una buena base sobre la que erigir la cultura de la Seguridad de la organización. No obstante, sin la contribución de los empleados no sería posible mantener una postura sólida respecto a la privacidad de los datos. Es por ello que se hace imprescindible trabajar estrechamente con los usuarios (internos y externos) para comprender que las políticas y requisitos de protección de datos son clave. En definitiva, la formación sobre la Seguridad y la protección de datos debe llevarse a cabo en todos los niveles de la organización y debe existir de forma viable y sostenible.

Formar a los empleados regularmente sobre cuestiones de Seguridad y fomentar una cultura inclusiva al respecto contribuirá a que los usuarios integren la importancia de la Seguridad de los datos al día a día de la empresa.

Las organizaciones necesitan un protocolo sólido para proteger su información, en especial en este momento de transición hacia la «nueva normalidad». Uno de los desafíos contantes en este nuevo contexto será implementar estas medidas de eficiencia operativa, gestión y Clasificación de Datos con los diezmados presupuestos pospandemia. No obstante, la alternativa sería no actuar, y eso sería un error ya que se podría caería en devastadoras filtraciones de datos o millonarias multas por incumplimiento de normativas y regulaciones. Por lo tanto, los responsables de la Seguridad de los datos deben mostrarse selectivos y saber identificar la combinación de tecnologías, procesos y personal, que ofrece los mejores controles de Seguridad.

Para ello, será fundamental planificar e implementar una combinación de tecnologías de Seguridad y un enfoque centrado en los usuarios para proteger los datos correctamente. Mediante un plan de capacitación y una cultura sólida en materia de Seguridad —además del uso integrado de la tecnología y la automatización—, los responsables de la Seguridad de los datos podrán ofrecer a su organización una propuesta a medida de sus necesidades. Por otra parte, el éxito dependerá de la habilidad de los CISOs de trabajar estrechamente con los usuarios (internos y externos) para comprender sus requisitos de protección de datos, y poder implementar las políticas adecuadas como parte fundamental de la estrategia de Seguridad de Datos.

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